La posta elettronica è uno strumento con cui tutti quanti, bene o male, ormai abbiamo a che fare. Anche gli utenti meno avvezzi finiscono per imbattersi in questa tecnologia, che sia per uso personale o per l’invio o la ricezione di documenti di varia natura.

L’email è stata una delle prime “mattonelle” del moderno mondo dell’informatica ed è nata sostanzialmente insieme alla stessa Internet. Si tratta di un sistema per l’invio e la ricezione di messaggi (testuali, ma anche multimediali) tra utenti che posseggano un apposito account presso un fornitore di servizi email.

Svolge a tutti gli effetti il compito di quella che è la posta tradizionale, ma sfrutta la rete Internet come vettore al posto del servizio postale “analogico”. Senza entrare nei dettagli tecnici, possiamo dire che esistono una serie di aziende che mettono a disposizione i servizi di posta elettronica, attraverso apposite infrastrutture informatiche composte da server di posta, reti di comunicazione e grandi archivi di memorizzazione. 

È importante definire i termini che sono inclusi in questa trattazione, ovvero “account”, “casella di posta” e “indirizzo di posta”. Per il primo dei tre vi rimando alla puntata precedente, mentre casella e indirizzo sono sovrapponibili e descrivono l’entità stessa in grado di inviare e ricevere messaggi. La casella è l’elemento base nell’utilizzo della mail e consiste nello spazio digitale sui server del fornitore del servizio. La casella è composta da un’area di archiviazione con dimensione definita, sottocartelle che categorizzano i messaggi (inviati, ricevuti, bozze etc.) e eventuali servizi a margine come la rubrica dei contatti e il calendario.

L’indirizzo di posta è il nome che identifica la casella. Ad ogni casella corrisponde un indirizzo di posta e viceversa (salvo casi particolari) e questo indirizzo è del tutto paragonabile a quello di casa. Per spedire una lettera cartacea si indica sulla busta l’indirizzo fisico del destinatario, mentre per la posta elettronica si digita l’indirizzo email: in entrambi i casi il risultato consiste nel corretto recapito del messaggio.

Anche la struttura degli indirizzi di posta fa capo ad uno schema standard e ben preciso, infatti troviamo sempre una separazione in tre parti. Tutto quello che si trova a sinistra del carattere speciale @ rappresenta il nome scelto dall’utente e – entro certi limiti – può essere del tutto fantasioso e personalizzato. A destra della chiocciola, invece, troviamo il dominio (quindi il nome identificativo) del fornitore del servizio. Un esempio classico è Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

All’interno dello spazio degli indirizzi di ogni provider, il nome scelto per identificare una casella deve per forza essere univoco. Se così non fosse si avrebbero anomalie di consegna a dir poco ingestibili. Per questo motivo la stringa completa che definisce la casella è univoca a livello globale. Non esistono al mondo due indirizzi di posta identici all’interno dello stesso dominio (fornitore.it).

Tuttavia è possibile creare utenti con lo stesso nome, ma sotto fornitori diversi. L’utente Pippo Rossi di Milano può creare la casella Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo., mentre un suo omonimo di Siracusa può creare Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.. Questa separazione forzata rende di fatto impossibile incappare in errori di consegna.

Esattamente come accade per l’invio fisico, anche per le email ci si affida ad un fornitore di servizi che prende in carico il messaggio digitale e lo instrada verso il destinatario attraverso una serie di passaggi informatici, transitando attraverso reti di server fino alla casella postale di destinazione. La differenza è che il transito richiede pochi istanti, a fronte dei tempi tradizionalmente lunghi della posta classica.

L’invio e la ricezione dei messaggi di posta elettronica si effettuano tramite appositi siti Web messi a disposizione dal provider (Gmail, Libero, Yahoo, Alice etc.), oppure utilizzando programmi specifici o applicazioni installate sul PC o sullo smartphone. In tutti questi casi, quel che rimane costante è la struttura del messaggio, composta da un campo mittente (che di solito siamo noi), un campo destinatario, un oggetto e un campo esteso detto corpo del messaggio.

A questa struttura di base si affiancano altri campi aggiuntivi, che possono essere o meno obbligatori e utili, come il campo Copia per conoscenza (CC) e Copia per conoscenza Nascosta (CCN). Si tratta di indicazioni aggiuntive per cui lo stesso messaggio può essere inviato in copia a destinatari aggiuntivi “secondari” nel caso del CC e destinatari secondari non visibili a tutti gli altri, nel caso del CCN.

I campi mittente e destinatario sono obbligatori, mentre tutti gli altri sono opzionali. Con tutto che lasciare vuoti i campi oggetto e testo risulta evidentemente poco sensato.

L’utilizzo di questo strumento, replica le classiche funzioni dell’equivalente analogico. Per questo, oltre all’invio e alla ricezione di messaggi, i sistemi email ci permettono di rispondere ai messaggi ricevuti e di inoltrarli a destinatari terzi.

Una funzione che non trova un parallelo analogico è l’invio verso destinatari multipli, con la possibilità di continuare la “conversazione” in modo simmetrico tra tutti i partecipanti. Se l’utente Pippo Rossi di cui sopra decide di scrivere lo stesso messaggio a tre amici, ognuno di questi amici si trova davanti ad un bivio: rispondere solo al mittente, oppure rispondere a tutti.

Nel primo caso avremo un ramo della conversazione che procede in autonomia, tra Pippo e Pluto, mentre nel secondo caso avremo la risposta di Pluto condivisa con il mittente e ANCHE con gli altri destinatari. In sostanza una sorta di chat di gruppo di un moderno WhatsApp. Per ottenere questo risultato è stato inventato un apposito tasto “Rispondi a tutti”, troppo spesso sottovalutato.

La funzione accessoria principale con le email è la possibilità di allegare al messaggio dei contenuti aggiuntivi. Al messaggio testuale è possibile aggiungere in uno “spazio dedicato” dei file ulteriori (immagini, documenti, video, musica etc.) che vengono trasmessi insieme al testo. Questo spazio ha dei limiti ben definiti per ogni fornitore del servizio e di solito si aggirano intorno ai 25 Megabyte, all’incirca lo spazio occupato da tre o quattro foto scattate con un moderno smartphone. Se le dimensioni degli allegati superano questa dimensione, l’email non verrà accettata dal servizio di posta.

Alla luce dei moderni sistemi di chat istantanea, soprattutto nell’uso personale l’email ha perso gran parte dell’interesse degli utenti, che trovano sistemi come WhatsApp più rapidi, veloci e intuitivi. Tuttavia rimane uno strumento fondamentale in campo professionale ed aziendale, oltre a tutte quelle situazioni dove si voglia uno strumento affidabile, tracciabile e consistente nel tempo.