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Gennaio si avvicina, e l’argomento caldo del momento è l’entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria per tutti i possessori di Partita IVA, da e verso soggetti residenti o stabiliti in Italia. Si passa quindi da una fatturazione elettronica solo verso la PA, all’obbligo verso tutti.

Vediamo brevemente e in modo molto conciso i punti cardine:

1. L’entrata in vigore per tutti è il 1° gennaio del 2019 (attualmente non sono previste deroghe)
2. La fatturazione elettronica mira ad azzerare l’emissione, stampa, invio e conservazione di materiale cartaceo, tramite un nuovo sistema interamente digitale e basato su file in formato XML standard.
3. Le fatture elettroniche possono essere emesse tramite gli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, gestionali e software di contabilità conformi.
4. La fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i possessori di P.IVA, esclusi coloro che lavorano con i regimi agevolati (“di vantaggio”) e forfettario.
5. La trasmissione deve essere fatta solo ed esclusivamente tramite Sistema di Interscambio (SdI)

Il Sistema di Interscambio, anche chiamato SdI

Tutto il flusso digitale che verrà generato dall’emissione di fatture elettroniche sarà gestito da questo sistema, che si occupa di aspetti ben definiti:

1. Verificare che la fattura contenga i dati fiscali obbligatori e che questi ultimi siano corretti
2. Verificare che la modalità di recapito sia valida (Codice Destinatario o PEC)
3. Verificare che le P.IVA di emittente e ricevente siano esistenti
4. Consegna dei documenti in modo sicuro, tracciabile e gestione delle eccezioni come errori di consegna, dati errati etc.
5. Verificare la coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA.

Per funzionare al meglio, questo sistema ha bisogno prima di tutto del corretto parametro per il recapito delle fatture, nello specifico il Codice Destinatario. Questo codice è composto da 7 valori alfanumerici, identifica univocamente le entità fiscali tenute ad emettere fatture elettroniche e funziona come indirizzo telematico per il recapito. Al CD si può affiancare, in alterativa, una PEC valida. Nonostante sia possibile esportare e salvare in PDF le fatture elettroniche, è fondamentale che il file inviato tramite SdI sia solo ed esclusivamente quello in formato XML; inoltre l’invio deve essere fatto solo ed esclusivamente tramite il sistema ufficiale, altrimenti la fattura viene considerata come non emessa.

Il Sistema di Interscambio opera come controllore in fase di invio e come gestore in caso di problemi. Una volta che il file è stato trasmesso, la fattura viene controllata ed inviata, con un tempo di recapito che può variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni.

In caso di rilevato errore, il sistema scarta la fattura ed invia al soggetto mittente una ricevuta di scarto, che conterrà un codice di errore con una breve descrizione del motivo per cui è stata rifiutata. Questa ricevuta viene trasmessa sempre tramite SdI, utilizzando le stesse modalità con cui è pervenuta. Naturalmente sarà necessario corregge e rimandare il documento, ricompilando con la medesima data e numero di fattura di quella scartata (consigliato dalla Agenzia delle Entrate – 2 luglio 2018).

Nel caso in cui l’invio vada a buon fine, al mittente viene inviata una ricevuta di consegna, che contiene un numero identificativo univoco per quel documento e un codice hash per la verifica dell’integrità del file. Tuttavia esiste una situazione limite, che si verifica quando il file è stato correttamente inviato, ma per qualche motivo il destinatario non è in grado di riceverlo: è il classico caso di casella PEC satura. In questo caso il SdI emetterà una ricevuta di impossibilità di consegna. In questa situazione il consiglio è di avvisare il destinatario tramite altri canali (telefonico, email etc.) dell’avvenuta emissione, dato che la fattura risulta emessa correttamente, ma non ancora ricevuta ai fini fiscali da parte del cliente.

Vedremo successivamente le modalità di consultazione delle fatture in questi casi, ma prima è bene finire la trattazione sul Sistema di Interscambio. All’atto pratico, quindi, la ricezione delle fatture elettroniche avverrà tramite posta elettronica certificata, sia essa intestata direttamente al cliente, oppure a un gestore terzo da lui incaricato.

Tutti i titolari di P.IVA possono “portarsi avanti” registrando preventivamente presso l’SdI l’indirizzo dove desiderano ricevere le fatture, oltre a generare un codice QR specifico contenente tutte le informazioni necessarie per essere raggiunti dalle fatture elettroniche.

Come emettere fatture elettroniche

Abbiamo detto che si tratta di un formato XML standard, che la versione PDF non è valida per la trasmissione e che tutto il flusso viene gestito dal sistema centrale, ma andiamo adesso a capire le modalità di compilazione di questi file. Gli elementi fondamentali per compilare una fattura elettronica sono:

1. Un PC, tablet o smartphone
2. Un software che supporti la generazione di file XML conformi
3. Una firma digitale valida per firmare i documenti XML (non obbligatorio verso i privati)
4. Una utenza valida presso l’Agenzia delle Entrate – AdE - (SPID, CNS o credenziali Entratel)

Escludendo da questa trattazione i software proprietari, prendiamo in considerazione gli strumenti gratuiti messi a disposizione dall’AdE, che sono di tre tipi:

1. Una procedura Web accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia
2. Un software Java multipiattaforma (Windows e Mac) scaricabile da QUI
3. Una applicazione per iOS e Android chiamata Fatturae

Queste tre modalità sono principalmente rivolte a chi emette un numero contenuto di fatture, mentre per realtà più grandi è consigliato appoggiarsi a software specifici (Zucchetti, Danea etc.). Si ricordi che il programma per PC permette la SOLA compilazione dei file XML, mentre l’invio è realizzabile esclusivamente con gli altri due canali (smartphone e Web).

La preparazione della fattura segue un flusso piuttosto standard, con la compilazione (automatica) dei propri dati (in quanto titolari della P.IVA), quelli del destinatario, le voci di prestazioni e servizi ed infine eventuali aliquote, ritenute di imposta, cassa previdenziale etc.

Di fondamentale importanza è il campo di recapito che, come abbiamo visto prima, può corrispondere al Codice Destinatario, oppure alla PEC:

1. Se disponibile una PEC valida, il campo CD deve essere compilato con sette zeri
2. Se il cliente non comunica un indirizzo telematico (privati o esonerati) è sufficiente compilare solo il campo CD con sette zeri
3. Se si inserisce il solo valore di sette zeri, senza alcuna PEC, il SdI non sarà in grado di consegnare la fattura

Una volta generato il file (la versione PDF consultabile può essere esportata per controllare la validità) si può procedere all’invio vero e proprio. Si può agire dall’apposita sezione del sito Web dell’AdE, tramite l’applicazione per smartphone, con invio alla PEC con indirizzo dedicato (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.), oppure tramite un canale telematico (server FTP o Web Service) preventivamente attivato e concordato con il Sistema di Interscambio. Per chi si appoggia a software proprietari, questi ultimi saranno correttamente configurati per effettuare l’invio direttamente dalla propria interfaccia.

Conservazione delle fatture elettroniche

La conservazione a norma delle fatture elettroniche è obbligatoria per legge. Sia chi emette, sia chi le riceve è tenuto a questa pratica, per un periodo di tempo di 10 anni. Tuttavia la conservazione non si esaurisce con un semplice stoccaggio locale (su PC, supporto rimovibile etc.), ma è una pratica regolamentata da una legge specifica, con lo scopo di garantire l’integrità di questi documenti nel tempo.

Esistono diverse piattaforme proprietarie a pagamento per effettuare questa procedura (Aruba, InfoCert etc.), ma l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio a norma in modo gratuito, anch’esso disponibile nella propria area personale sul portale dell’Agenzia.

Il portale dell’Agenzia delle Entrate

Abbiamo già visto in diversi passaggi come il riferimento per emissione, consultazione e conservazione delle fatture sia il sito dell’AdE; andiamo a vedere più nel dettaglio come utilizzarlo.

Il portale Fatture e Corrispettivi è raggiungibile a questo indirizzo e, come detto in precedenza, accessibile con una utenza SPID, CNS o apposite credenziali (PIN + Password) valide. Al portale si può accedere personalmente, oppure è possibile delegare un agente terzo autorizzato, come nel caso di commercialisti, consulenti del lavoro, collaboratori amministrativi etc.

È proprio tramite questo sito che si possono sfruttare tutti i servizi citati in precedenza e dove consultare e scaricare i duplicati delle fatture elettroniche emesse e ricevute, con pari valore giuridico del documento originale. Allo stesso modo si possono consultare le fatture non consegnate per errori quali la casella PEC piena, di cui abbiamo parlato qualche paragrafo prima. Codice QR e Codice Destinatario sono altri due servizi qui attivabili.

Le fatture emesse e ricevute sono consultabili nella sezione di Consultazione e sono marchiate con una icona che ne descrive visivamente lo stato: una spunta verde per quelle corrette e un triangolo con punto esclamativo per quelle in stato di errore (ad esempio per impossibilità di consegna).

Di seguito alcune domande e risposte utili

Entro quanto tempo dall’emissione del bene/servizio devo inviare al FEL?

Rimane valida la regola per cui si ha tempo fino al giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, fermo restando l’obbligo di rilasciare al cliente al momento dell’operazione un documento di trasporto o equivalente, anche cartaceo

Gli operatori esenti dall’obbligo possono comunque emettere FEL?

Sì, sia chi opera in regime di vantaggio sia chi opera in forfettario può emettere fatture elettroniche. (secondo le disposizioni del provvedimento 30 aprile 2018)

Cosa succede se non si inseriscono i dati necessari alla corretta consegna della fattura elettronica?

Nel caso in cui il campo CD sia compilato con sette zeri, la fattura non potrà pervenire al cliente, ma sarà resa disponibile nel portale apposito dell’AdE

È possibile incaricare soggetti terzi per l’invio?

Sì, è possibile

Cosa succede se il cliente non comunica alcun recapito telematico, oppure è un cliente finale o un operante in regime di esonero dalla FEL?

È sufficiente compilare il campo CD con sette zeri e rilasciare una copia cartacea al cliente.

I file XML vanno firmati sempre?

No, nel caso in cui il cliente sia un privato, il Sistema di Interscambio accetta anche file non firmati digitalmente

Alcuni link rapidi a risorse aggiuntive per approfondire

Pagina tematica dell'AdE -> LINK

Portale Fatture e Corrispettivi -> LINK

Approfondimento sull'invio con DC e PEC -> LINK

Fatturazione Elettronica tra privati -> LINK

Fattura elettronica errata -> LINK

Specifiche tecniche aggiornate al 10 ottobre-> LINK

Servizi altermativi a quelli gratuiti dell'AdE

Fatture in Cloud (piano Professional) -> LINK

Aruba -> LINK

InfoCert LegaIinvoice -> LINK